2019年1月14日月曜日

Word校閲機能で書式変更を表示させない方法

あけましておめでとうございます。本年もよろしくお願い致します。

法務のメイン業務の一つである契約書審査は、Wordファイルでドラフトを作成し、相手方との間で、Wordの変更履歴とコメント機能を使用してやり取りすることが一般的かと思います(3つの日系企業での約8年間の法務経験に基づくものです。そうではない、という場合は、本投稿は無視して下さい)。コメントや変更履歴が記録される機能は便利ですが、書式変更の記録をonにしたまま編集する/編集されてしまうと、書式変更の内容が大量に吹き出し表示され、かなりirritatingでfrustratingなことになります。一旦、記録されてしまうと、非表示に設定しても、保存・再度開くと、また表示されていることがあります。

書式変更が表示されないために、どうすれば良いのか、些細なことではありますが、長年の悩みでした。夫が方法を教えてくれました。
自分が編集する際は、変更履歴の詳細オプションから、書式変更が記録されないようにしますし(上図右)、既に記録されてしまった変更履歴が表示されないように、変更履歴オプションで、書式のチェックを外します(上図左)。しかし、既に記録されてしまった変更履歴を、一時的に表示させないのではなく、金輪際表示させない方法が分かりませんでした。長年の悩みのタネであったため、シェアすることでお役に立てるかもしれないと考え、以下にその手順を示します(Word2010,2016)。
まず、リボンの「校閲」タブを選択します。「変更履歴オプション」を選択し、「コメント、インク、挿入と削除」はチェックを外します。「書式」はチェックを入れたままにします。「OK」をクリックします。
⇒書式変更の記録のみ、表示されます。本文中の追加・変更や、コメントは表示されません。
次に、同じくリボン「校閲」タブの「承諾」を選択します。メニューから、「表示されたすべての変更を反映」を選択します。
最後に、再度、「変更履歴オプション」を選択し、「コメント、インク、挿入と削除」にチェックを入れ、「書式」はチェックを外します。

以上の手順で、本文中の追加・削除の履歴と、コメントは残り、書式変更の履歴は消えます。保存して、再び開いても、書式変更の履歴が復活することはありません。
お試し下さい。

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